Formas de comunicação

Assuntos não urgentesAssuntos urgentes:

Livro de ocorrências ou Caixa de sugestãoTelefones

E-mailsInterfone

Quadro de avisos

Fórum de discussão, blog ou site do prédio

Acesso à documentação

1 - Quando o condômino solicita verificação na documentação do condomínio, como pasta de pestação de contas, normalmente, marca-se dia e hora.

2 - Não convém permitir que ele leve os papéis para sua casa, pois a responsabilidade pela guarda dos documentos é do síndico.

3 - Vale ressaltar que o síndico não é obrigado a fornecer explicações para o condômino na ocasião, devendo fazê-las nos balancetes mensais, e em Assembleia, principalmente na Ordinária, com a prestação de contas do ano anterior.

4 - Saiba mais sobre acesso dos condôminos à documentação do condomínio

Os sete passos para uma melhor comunicação com os moradores

1- Estipule regras

2 - Desde o início da gestão deixe claro como devem ser direcionadas as reclamações e sugestões

3 - Determine um prazo para as respostas. O ideal é demorar menos que uma semana para atender o morador que se manifestou.

4 - Não centralize. É possível pedir ajuda aos membros do Conselho e à Administradora: em caso de dúvidas, os moradores também podem recorrer a eles

5 - Atenda pessoalmente. Mesmo que só duas vezes por mês, é importante separar um tempo para atender pessoalmente os condôminos

6 - Comunique-se: O uso de informativos (online ou impresso) é valioso e poupa o síndico de ter que explicar a mesma coisa inúmeras vezes

7 - Interfone - só para assuntos urgentes. Deixe claro que telefone e interfone do síndico não são para primeiro contato, a não ser em urgências, como incêndios, acidentes ou roubos

ATENDIMENTOS

Comunicação é chave para viver bem em condomínios

Não adianta negar: nada pior do que chegar em casa depois de um dia de trabalho e não conseguir descansar, já que o interfone, com solicitações diversas dos moradores, não para de tocar.

Para evitar que a carreira do síndico comece mal, é possível que já na ata da sua eleição estejam discriminados os canais de comunicação a serem utilizados. Assim, fica claro como o condômino deve agir no momento em que precisar se comunicar com o síndico – seja um e-mail ou um registro no livro de ocorrências.

Mas não é só o morador que deve se adequar ao síndico. Esse deve responder em um certo período de tempo aos moradores. O considerado adequado pelos especialistas ouvidos foi em até quatro dias. Mais do que isso pode gerar um sentimento de desconforto.

Nem sempre porém o síndico consegue responder às questões levantadas pelos moradores nesse período de tempo, seja pela complexidade da situação, ou simplesmente por estar com muitos afazeres. Nesses casos, o síndico deve ser honesto, responder que recebeu o e-mail do morador e que irá tomar as medidas cabíveis em breve.

Para reclamações no livro de ocorrências, o prazo se estica para até sete dias.

Outra forma para se comunicar com os moradores é ter um quadro de avisos também na garagem, já que muitos condôminos entram e saem apenas por ali.

O quadro de avisos também pode estar no elevador, mas com ressalvas. Os assuntos tratados ali não devem ser nem de segurança ou de inadimplência.

Internet

Muitas administradoras oferecem um ambiente digital para a comunicação entre condôminos e síndico. Nesse tipo de plataforma, o morador também consegue acessar dados sobre as finanças do prédio e balancetes, o que diminui o número de pedidos para o síndico.

A internet ou o uso de e-mail também é uma possibilidade para quem tem reclamações sobre a zeladoria ou sobre os funcionários do prédio. Nesses casos, ou se fala diretamente com o síndico ou se escreve para ele. Muita gente não se sente confortável registrar esse tipo de problema no livro de ocorrências.

O uso de informativos - online ou impressos - é uma boa opção. Assim não se passa aquela ideia equivocada de que o síndico resolve tudo sozinho

Pessoalmente

Mesmo com tantos outros canais de comunicação, é indispensável que o síndico disponha que algum tempo para atender os moradores pessoalmente.

É imprescindível que o síndico tenha pelo menos um período do dia a cada duas semana para conversar com os moradores.

Ele também indica o atendimento em horários diferenciados, como aos finais de semana, em prédios de veraneio, quando estes estão mais cheios.

Ajuda

Mesmo sendo a principal peça na mediação de conflitos, o síndico não precisa fazer tudo sozinho. A ajuda do conselho também é importante nessas horas.

Quando houver comitês, como de obras, os participantes também podem ajudar o síndico provendo os moradores de informações quando necessário.

Crianças e Adolescentes

Uma forma diferenciada de melhorar a comunicação com crianças e adolescentes - um grupo muitas vezes visto como complicado – é a eleição de um representante da “classe” para pleitear melhorias desejadas pelos mais joves, como redes novas para as quadras das áreas comuns ou bolas novas.

Dica do leitor

Eliane do Rocio Pedro Bom, síndica de um condomínio com duas torres em Curitiba, encontrou uma alternativa para o livro de ocorrências. Ela conta que em seu prédio, o livro existe apenas para registros de determinadas ocorrências e controle de correnspondências e entrada de visitantes.

Reclamações ou ocorrências mais reservadas, como condômino sobre outro condômino, são relatadas em formulário próprio individual e colocado num envelope lacrado e endereçado ao síndico.

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